Halo semua,
Zidnie di sini.
Lama sekali tidak menginvasi blog milik mas Obi ini LOL. Sesuai judulnya, saya ingin berbagi pengalaman membuat visa turis Schengen sekeluarga di tahun 2020 dengan tujuan utama Belanda (Netherlands) dan mengurus semua dokumen tanpa travel agent.
Untuk kasus pada tulisan ini, pemohon adalah satu keluarga dengan ibu, ayah dan 2 anak berusia 24 tahun dan 15 tahun. Silakan disesuaikan dengan kebutuhan keluarga teman-teman. Langsung saja ya,
Visa Schengen ini visa yang diperlukan untuk memasuki Eropa, ada puluhan negara yang tergabung di visa ini. Maknanya, dengan memiliki visa Schengen, kita bisa masuk ke beberapa negara lain di Eropa. Negara mana saja yang termasuk Schengen silahkan di Google di blog lain ya hehehe.
Urutan membuat visa Schengen:
Menentukan kedutaan negara mana untuk membuat visa.
Penentuan kedutaan ini nggak bisa ngasal ya, teman-teman. Ditentukan dari negara mana yang paling lama atau tujuan pertama. Karena rencananya keluarga akan datang mendarat di Belanda dan paling lama akan berkunjung di Belanda, jadi dipilihlah Kedutaan Belanda sebagai tempat mengajukan permohonan visa.
Sejak beberapa tahun lalu, Kedutaan Belanda sudah menunjuk VFS sebagai penyalur resmi pembuatan turis visa. Sehingga kalau hanya membuat turis visa, kita tidak bisa lagi ke kedutaan Belanda. Harus melalui VFS.
VFS di Indonesia ada di 3 kota; Jakarta, Surabaya dan Bali. Karena domisili kami ada di Solo, Jawa Tengah dan untungnya ada tol transjawa, kami memilih ke VFS Surabaya sehingga tidak perlu menginap.
VFS Surabaya letaknya ada di Jl. 10th floor, Unit 11, Graha Bukopin, Jl. Panglima Sudirman No. 10-18, Surabaya.
Menyiapkan dokumen.
Dokumennya ini cukup banyak ya, kurang lebih 2 minggu saya siapkan semua perlengkapan. Pesan saya satu, teliti, lebih baik lebih daripada kurang.
Note paling penting: semua berkas ini disiapkan untuk setiap pemohon. Jadi misal satu keluarga terdiri atas 4 orang, maka masing-masing harus memenuhi dokumen di bawah ini.Misal: Sponsor letter and guarantee letter dari ayah untuk ibu dan anak-anak, maka setiap pemohon (ibu dan anak-anak) harus ada guarantee letter tersebut.
Akan saya jelaskan satu per satu dokumen yang dibutuhkan di bawah ini:
- Passport asli. Dengan catatan:
o pastikan pada saat rencana keberangkatan, passport masih berlaku minimal 6 bulan.
o Setelah passport diterima oleh VFS, passport tidak bisa diambil hingga passport dikembalikan kembali oleh Kedutaan Belanda (kurang lebih 2 minggu prosesnya). Sehingga pastikan passport tidak digunakan pada saat waktu pembuatan visa ini ya.
o Jika teman-teman ada penambahan nama, biasanya karena namanya kurang dari 3 kata, nanti di visa yang kita terima, nama yang digunakan pada visa adalah nama yang ada di halaman keempat (page 4).
- Fotokopi halaman passport.
Halaman yang perlu di-copy:
o yang ada foto (first page)
o halaman passport yang paling belakang atau halaman yang berisi tanda tangan (last page)
o passport halaman endorsement (page 4)
o dan semua halaman passport yang ada isinya, baik stempel keberangkatan kedatangan ataupun stempel visa lain.
- Issued visa lain.
Karena beberapa visa negara yang pernah dikunjungi bentuknya adalah online visa dan tidak berbentuk stiker yang tertempel di paspor, maka kami juga melampirkan lembaran visa online tersebut.
- Formulir aplikasi.
Formulir aplikasi diharapkan mengisi secara online di website https://consular.mfaservices.nl/schengen-visa/short-stay . Isi saja sesuai dengan kondisi yang ada ya. Problem di saya kemarin bingung karena nama orang tua berbeda antara nama passport dan nama KTP (di passport ditambah bin dan binti untuk keperluan umroh). Jika di passport ada tambahan nama kasusnya seperti orang tua saya, surname at birth nya dikosongkan aja karena nama keluarga saat lahir kan tetap sama.
Formulir kemudian di print dan ditanda tangani ya. Khusus yang minor (di bawah 18 tahun), di tanda tangani oleh kedua orang tua.
- tidak butuh pas foto.
Ini yang menarik banget nih hahaha. Sudah heboh baca-baca di semua blog suruh masukin pas foto (sampai kami foto 2x LOL). Sampe di VFS Surabaya ternyata pas foto nya nggak dipake. Cuman foto disana doang nanti. Jadi pastikan muka tidak dalam keadaan lecek ya :P.
- SIUP dan SIUP yang diterjemahkan.
SIUP (surat izin usaha perdagangan) ini dibutuhkan karena ayah, sebagai penanggung biaya, adalah wiraswasta. Untuk terjemahannya, setelah saya email ke bagian vfs, mereka bilang bahwa semua file bisa diterjemahkan sendiri tidak perlu penerjemah tersumpah, jadilah saya terjemahkan sendiri. File translationnya ada di excel di link paling bawah ya.
- Bukti bekerja istri.
Di kasus kami, ibu bekerja sebagai wiraswasta namun bergabung di usaha milik ayah. Sehingga tidak ada SIUP yang membuktikan ibu bekerja sebagai wiraswasta. Solusinya, buat saja surat, lengkap dengan kop dan cap nya, menyatakan bahwa ayah sebagai pemilik usaha menjamin bahwa ibu bekerja di usaha miliknya sebagai apa (posisinya) dan menjamin bahwa tidak akan mencari pekerjaan di Belanda.
- Sponsor letter + guarantee letter.
Karena berangkat sekeluarga dan ayah sebagai sponsor yang akan menanggung semua biaya, maka dibuatlah sponsor letter yang menyatakan bahwa ayah menanggung ibu dan adik-adik sekaligus memastikan bahwa mereka tidak akan mencari kerja di Belanda. Surat kemudian diberi materai + tanda tangan basah. File ada di excel paling bawah ya. Silahkan di download.
- Copy tabungan 3 bulan terakhir + bank reference.
Ini cenderung mudah ya. Tinggal datang ke bank yang kalian pakai, bilang minta bank reference. Mereka sudah paham. Biasanya hanya ditanya keperluan untuk ke kedutaan mana. Biayanya kalau BNI Syariah Rp150,000 dan sudah termasuk copy rekening koran 3 bulan terakhir.
Untuk kasus kami, karena ayah sebagai sponsor, maka yang diperlukan hanya bank reference dan buku tabungan ayah saja. Bagi yang dirinya mensponsori diri sendiri, maka harus disiapkan ya buku tabungan pribadinya.
Untuk nominal di dalam tabungan harus berapa Zid? Ini saya dapat langsung dari pihak Kedutaan Belanda waktu memastikan via telfon bulan Februari 2020. Jawabannya adalah per hari per orang dibutuhkan minimal EUR 55. Jadi misal pergi berdua saja untuk perjalanan selama 14 hari rumusnya jadi: 2 orang x 14 hari x EUR55 = EUR 1,540. Tinggal dikalikan kurs rata-rata minggu itu deh.
- Itinerary.
Ini simpel saja. Hanya tabel berisi kemana saja selama perjalanan tersebut. Pastikan bahwa tanggalnya sesuai antara pergi dan pulangnya ya. Saya juga menambahkan kolom akomodasi agar bagian konsuler juga mudah untuk cek dengan akomodasi saya. Contohnya ada di file excel paling bawah ya.
- Copy bukti ticket booking.
Ini adalah bukti booking tiket dari Indonesia – Belanda PP. Pastikan setiap orang yang berangkat ada nama di tiket ya. Pastikan juga nama di tiket sama dengan nama di passport agar tidak ribet di kemudian hari hehe.
Bookingnya via apa Zid? Jujur saja, kemarin dapat tiket promo dari Emirates, jadi langsung sudah ada printed issued ticketnya. Kalau bookingan dummy (agar bisa di-reschedule untuk kemudian hari), saya kurang paham ya hehehe. Baca-baca di blog orang sih katanya bisa booking dummy via travel agent. Yang jelas, jangan buru-buru di cancel yaa. Cancelnya nanti saja setelah visa sudah tertempel.
- Copy bukti hotel booking.
Karena kami rencananya akan keliling beberapa negara, maka dibutuhkan juga booking hotel di negara tersebut. Bookingnya pakai aplikasi booking.com. Pilih yang free cancellation dan no prepayment. Biar lebih fleksibel gitu jika nanti itinerarynya berubah pada kenyataan.
Yang dibutuhkan di booking hotel ini adalah kartu kredit. Kartu kredit yang digunakan untuk booking juga harus milik salah satu orang yang pergi dan menginap. Jadi nggak bisa asal pinjam di tetangga atau teman gitu ya hehe.
Ada satu hotel yang kami booking melakukan tes pembayaran dengan meminta EUR 1 pada 2 hari setelah kami booking. Tapi jangan khawatir, uang itu akan kembali kok ke kartu kalian. Mereka hanya melakukan percobaan pembayaran.
Jika tidak punya kartu kredit, sekarang ada rekening milik BTPN, namanya Jenius. Kartu Jenius ini bisa juga untuk pembayaran setara kartu kredit. Jadi bisa banget digunakan untuk booking hotel. – ini review jujur bukan berbayar-
Sama dengan booking tiket pesawat, booking ini jangan buru-buru di cancel ya. Dibiarkan saja dulu sampai visa sudah tertempel di passport teman-teman.
- Copy polis travel insurance.
Ini juga wajib hukumnya. Ada ketentuan asuransi minimal yang dipakai harus cover minimal EUR 30.000. Setelah searching-searching dan baca-baca blog orang. Kami menjatuhkan pilihan ke AXA Smart Traveller (https://travel.axa-insurance.co.id/)dan setelah email ke CS nya, baik plan yang Gold maupun Platinum, keduanya sudah termasuk yang direkomendasikan untuk perjalanan dan sesuai dengan minimal dari requirement visa Schengen. Tim Axa juga sangat fast response via email. Menjawab pertanyaan-pertanyaan saya dengan sangat baik. Bahkan ketika akhirnya harus di refund mereka juga membantu dan proses refundnya lancar. Oh iya, jangan takut jika misal teman-teman tanggal berangkatnya berubah, mereka juga siap bantu kok. – lagi lagi review jujur ya
- Copy KTP dan terjemahannya.
Ini juga mudah, saya lampirkan file terjemahan KTP yang saya gunakan di excel yang bisa didownload paling bawah. Silahkan digunakan hehe.
Khusus jika pergi dengan anak di bawah umur 18 tahun, maka lampirkan KTP dan terjemahan kedua orang tua pada berkas anak. Pastikan bahwa tanda tangan di KTP adalah sama dengan tanda tangan di lembar formulir pengajuan Schengen visa.
- Copy akta lahir dan terjemahannya.
Ini bagi yang lahir diatas tahun 2000 mudah ya, karena akte nya sudah dwi Bahasa sehingga bisa langsung digunakan. Nah, yang PR besar adalah karena orang tua saya ternyata belum punya akte lahir dan belum tercatat lahir di Dukcapil hahaha. Akhirnya buat deh di Dukcapil kota kami. Keluarnya sudah dwi Bahasa (hore!), jadi bisa langsung digunakan.
Khusus untuk anak dibawah 18 tahun (minor), disiapkan akta lahir asli untuk dibawa saat ke VFS ya. Jika pergi dengan kedua orang tua, seperti adik saya, maka lebih mudah tinggal lampirkan KTP seperti yang saya jelaskan di poin KTP. Tetapi jika minor dan pergi dengan salah satu orang tua, maka harus membuat surat pernyataan dan disahkan oleh notaris (info ini saya dapat di : https://www.vfsglobal.com/Netherlands/Indonesia/Bahasa/Tourist.html)
- Copy buku nikah dan terjemahannya.
Buku nikah orang tua di copy dan diterjemahkan (saya lampirkan file nya untuk membantu jika ada yang butuh hehe). Jika teman-teman sudah menikah juga perlu dilampirkan. Yang agak jadi PR jika seorang istri bepergian sendiri tanpa suami maka perlu juga membuat surat izin dari suami dan FC KTP suami ya.
- Copy Kartu Keluarga dan terjemahannya.
Ini juga cenderung mudah. Saya lampirkan file terjemahan di excel di bawah.
- Surat dari Kelurahan yang menyatakan orang yang sama dan terjemahannya.
Karena perbedaan nama di KTP dan di Passport (karena passport ditambah bin dan binti) maka kami memutuskan melampirkan surat dari kelurahan yang menyatakan bahwa orang tersebut adalah orang yang sama.
Caranya, ke RT dan RW untuk minta surat pengantar membuat surat keterangan orang yang sama. Kemudian tinggal ke Kelurahan. Kelurahan langsung paham kok dan langsung dicetak. Terakhir, kita terjemahkan surat tersebut.
- Kartu Mahasiswa/ Kartu Pelajar dan terjemahannya.
Karena adik-adik saya masih pelajar dan mahasiswa, maka tinggal di copy saja kartu mahasiswa dan kartu pelajarnya. Di terjemahkan sendiri juga. Sayangnya karena kartu pelajar berbeda-beda, saya tidak bisa memberi formatnya.
Jika bepergiannya adalah di hari sekolah atau kegiatan belajar mengajar, maka lampirkan juga surat izin dari sekolah.
- Semua file tidak perlu diklip dengan stapler ya. Tidak perlu diberi clip note juga. Karena nanti toh akan diminta dibuka di VFS huhu.
- Janji temu dibuat tidak boleh lebih dari 6 bulan dan minimal 3-4 minggu sebelum kepergian. Jika pergi pada bulan Mei, maka bulan Januari sudah bisa melakukan janji temu.
- Untuk VFS Surabaya, 1 janji temu hanya bisa untuk 2 pemohon. Tapi jangan khawatir. Jika sekeluarga lebih dari 2 pemohon, maka pilih janji temu yang jaraknya 15 menit. Nanti pada kenyataannya bisa masuk satu keluarga bersamaan kok.
- Di web janji temu itu akan diminta nomor passport, tanggal lahir dan kategori visa. Pastikan tidak salah mengisi ya. Cek lagi setelah mengisi sebelum lanjut ke halaman berikutnya.
- Setelah selesai memilih jadwal, kita akan mendapat email berisi file nomor referensi dan jadwal janji temu. Di file tersebut juga ada detail pembayaran (padahal belum bayar haha), biaya yang harus dibayarkan untuk jasa VFS. Biaya per orang untuk jasa VFS adalah Rp256.000.
Datang ke VFS pada hari yang telah ditentukan.
- Pastikan membawa semua dokumen yang ada di poin 2. Pastikan juga datang tepat waktu di jam yang sesuai. Jika terlambat 15 menit, sayangnya kita harus membuat janji temu ulang. Lebih baik datang 10 menit lebih awal.
- Masuk ke gedung Graha Bukopin dan tukarkan tanda pengenal di security untuk mendapat kartu akses. Kemudian naik lift ke lantai 10.
- Sebelum masuk ke kantor VFS, kita akan ditemui oleh security dan akan ditanya tentang janji temu. Jika teman-teman datang sesuai dengan jam, maka security akan mencetak nomor referensi teman-teman sebagai bukti masuk. Jika teman-teman membawa kamera atau laptop, kamera dan laptop harus dititipkan di bagian ini.
- Setelah masuk di ruangan, menurut saya VFS Surabaya ini tidak terlalu besar ya, sehingga benar-benar diminta untuk tenang. Di dalam ruangan juga diminta untuk tidak menerima telfon dan juga tidak membuat rekaman baik foto maupun video. Di bagian sebelah pintu ada sebuah meja panjang untuk menata berkas. Berkas akan diminta untuk diurutkan sesuai dengan urutan yang diminta VFS (maaf tapi tidak boleh foto di ruangan jadi tidak sempat mendokumentasikan urutannya apa saja) dan diminta untuk membuka klip staplernya.
- Saat dipanggil, yang dipanggil pertama adalah urutan pertama pada janji temu. Saran saya sih tuliskan nama ayah/penanggung jawab perjalanan sebagai nama pertama di janji temu. Nantinya semua berkas akan dipegang ayah sehingga anggota keluarga yang lain tidak perlu menuju meja petugas VFS.
- Saat di meja, petugas tidak terlalu banyak bertanya baik tujuan perjalanan dll. Petugas hanya mengecek berkas dan dokumen yang kita kumpulkan. Selanjutnya, petugas akan menawarkan jika visa sudah jadi akan diambil atau dikirim juga menawarkan jasa SMS jika visa sudah jadi. Kami memilih untuk mengirim dengan biaya Rp100.000 per passport. Meski satu keluarga, tapi tidak bisa jadi satu paket huhu.
- Setelah mengecek dokumen, kita tinggal membayar. Biayanya adalah EUR 80 per pemohon, ditambah dengan biaya VFS Rp256.000 dan biaya jasa kirim dan sms yang sebelumnya kita setujui. Sudah deh, tinggal kembali dan menunggu panggilan selanjutnya.
- Terakhir, akan dipanggil untuk melakukan biometric atau rekam sidik jari dan foto.
Menanti visa approved.
- Proses visa kurang lebih 14 hari. Selama proses visa, passport kita tidak bisa diambil dengan alasan apapun.
- Setelah 14 hari, nanti akan ada SMS (harusnya sih, di kami tapi tidak dapat SMS hahaha) dan passport akan dikirim ke rumah.
- Jumlah hari visa yang disetujui tidak ada yang tahu ya bagaimana tips n trick agar dapat jumlah hari visa yang panjang. Alhamdulillah, keluarga kami disetujui visa berlaku selama 4 bulan.
- Katanya sih jika sudah pernah dapat visa Schengen, ke depannya akan lebih mudah. Tidak perlu ke VFS lagi karena sudah ada rekam biometriknya. Nanti saya update lagi untuk permohonan visa Schengen kedua dan atau ketiga hehe.
Panjang dan melelahkan tapi memang begitu yang harus dilakukan agar bisa berkunjung ke Belanda. Semoga yang sedang proses diberikan kelancaran dan kemudahan ya!
Link contoh terjemahan SIUP, KK, KTP, Sponsor Letter, Itinerary:
Regards,
Zidnie.
